Architecture of Grace · Family communication

Family Letters & Consent Templates

Three ready-to-send letters — each in full English and full Spanish — for telling families what the program is, asking written permission for the few lessons that need it, and being plain about check-ins and data.

Who this is for. Teachers, counselors, and school leaders. Families: these are the letters your school may send home; you are welcome to read them here too.

How to use these.

Copy the letter text onto your own school letterhead (or print this page and photocopy it — each letter prints on its own sheet).
Fill in every [bracketed blank] — school name, teacher name, dates, contact.
Send both languages home together, to every family. The English and Spanish versions of each letter say the same things; sending them as one packet means no family has to ask for a translation.
Letter 2 must come back signed. It asks for active written permission — a yes or a no — so set a return date and collect the forms before the lessons it covers.

Questions about these templates: Theopus77@yahoo.com.

Letter 1 · Program notification

Goes home before Unit 1. Tells families what the program is, what a lesson looks like, and where to read the materials themselves.

Letter 1 · English

[Print on school letterhead]

[Date]

Dear families,

This year, [Teacher name]'s class at [School name] will be using Architecture of Grace, a year-long classroom program about handling mistakes, treating yourself and other people with kindness, and making things right when something goes wrong. It was built by a practicing special-education teacher, and it is woven into the ordinary school day rather than taught as a separate subject. The program begins the week of [Start date].

What a typical lesson looks like. The class reads or listens to a short piece together, talks it over, and then practices something small — naming a feeling, planning how to repair a mistake, or writing a few quiet lines in a notebook of their own. Lessons take a modest slice of the day and connect to the reading, writing, and math the class is already doing.

Two things we want every family to know from the start:

Nothing your child writes privately is collected or graded. Private writing stays private — the teacher does not read it, and it never leaves your child's hands. That is about the private writing inside these lessons. Work your child hands in — a worksheet, a practice page, a writing assignment — is ordinary schoolwork, and the teacher reads it the way they always have.
Our school uses the Universal Edition, which contains no religious content.

You can read the materials yourself. The complete middle-school materials (grades 6–8) are open for anyone to read at architectureofgrace.org/room36 — every lesson, exactly as students see it.

Questions are always welcome. Please reach [Teacher name] at [Phone or email], or stop by [Room or office].

Warmly,
[Teacher name]
[School name]

Carta 1 · Español

[Imprimir en el membrete de la escuela]

[Fecha]

Estimadas familias:

Este año, la clase de [Nombre del maestro o de la maestra] en [Nombre de la escuela] va a usar Architecture of Grace, un programa que acompaña a la clase durante todo el año escolar. Trata sobre cómo manejar los errores, cómo tratarse a uno mismo y a los demás con amabilidad, y cómo reparar las cosas cuando algo sale mal. Lo creó un maestro de educación especial que sigue dando clases todos los días, y forma parte de la jornada normal de la escuela; no es una materia aparte. El programa comienza la semana del [Fecha de inicio].

Cómo es una lección típica. La clase lee o escucha un texto corto, lo conversa, y después practica algo pequeño: ponerle nombre a un sentimiento, pensar cómo reparar un error, o escribir unas líneas tranquilas en un cuaderno propio. Las lecciones ocupan una parte pequeña del día y se conectan con la lectura, la escritura y las matemáticas que la clase ya está trabajando.

Hay dos cosas que queremos que cada familia sepa desde el principio:

Nada de lo que su hijo o hija escribe en privado se recoge ni se califica. Lo que escribe en privado es privado: el maestro no lo lee, y nunca sale de las manos de su hijo o hija.
Nuestra escuela usa la Edición Universal, que no contiene contenido religioso.

Usted puede leer los materiales con sus propios ojos. Los materiales completos de secundaria media (grados 6 a 8) están abiertos al público en architectureofgrace.org/room36: cada lección, tal como la ven los estudiantes. (Los materiales están en inglés; con gusto los repasamos juntos si lo desea.)

Las preguntas siempre son bienvenidas. Puede comunicarse con [Nombre del maestro o de la maestra] al [Teléfono o correo electrónico], o pasar por [Salón u oficina] cuando guste.

Con afecto,
[Nombre del maestro o de la maestra]
[Nombre de la escuela]

Letter 2 · Written permission for the flagged lessons

Active consent — a signed yes or no, not a passive opt-out. Send well before the late-year lessons on letting go of hurt, and collect every form back.

Letter 2 · English

[Print on school letterhead]

[Date]

Dear families,

Re: Your written permission for a few lessons later this year — please sign and return by [Return date]

Most Architecture of Grace lessons are about everyday things — mistakes, kindness, making things right. Late in the year, a small number of lessons touch harder topics: letting go of hurt, and deciding what to do with it. In one of these lessons, students are invited to privately write a letter — never sent — to someone who hurt them, as a way of putting feelings into words. The letter belongs to the student alone.

Because these lessons ask students to think about personal experiences, federal law asks us to get your written permission before your child takes part. This form is that permission. Please mark yes or no either way — both answers are respected equally.

How these lessons are protected:

The school counselor is physically in the room during these lessons.
Any student may pass on any activity, at any moment. "Pass" is treated as a complete and valid choice — no explaining, no penalty, no follow-up questions.
Nothing a student writes is collected, read, or kept. The letter is never sent and never leaves the student's hands.
Help lines are printed on the very page students see: 988 (the Suicide & Crisis Lifeline — call or text 988) and the Crisis Text Line (text HOME to 741741).

If you choose no: during these lessons, your child will do a quiet alternative activity — [e.g., independent reading or class work] — in [Location] with [Staff member]. Nothing about your child's grades or standing changes either way.

Please mark one, sign, and return by [Return date]:

YES — my child may take part in these lessons.

NO — my child may not take part; they will do the alternative activity described above instead.

Student's name Parent/guardian name (printed)

Parent/guardian signature Date

Questions first? We would rather talk than guess — reach [Teacher name] at [Phone or email] before you decide.

With respect,
[Teacher name]
[School name]

Carta 2 · Español

[Imprimir en el membrete de la escuela]

[Fecha]

Estimadas familias:

Asunto: Su permiso por escrito para algunas lecciones más adelante en el año — por favor firme y devuelva antes del [Fecha de entrega]

La mayoría de las lecciones de Architecture of Grace tratan sobre cosas de todos los días: los errores, la amabilidad, la manera de reparar lo que sale mal. Hacia el final del año, unas pocas lecciones tocan temas más difíciles: cómo soltar una herida y qué hacer con ella. En una de esas lecciones, se invita a los estudiantes a escribir en privado una carta — que nunca se envía — a alguien que los lastimó, como una forma de poner sus sentimientos en palabras. Esa carta le pertenece solamente al estudiante.

Como estas lecciones piden a los estudiantes pensar en experiencias personales, la ley federal nos pide su permiso por escrito antes de que su hijo o hija participe. Este formulario es ese permiso. Por favor marque sí o no — las dos respuestas se respetan por igual.

Cómo están protegidas estas lecciones:

El consejero o la consejera de la escuela está presente en el salón durante estas lecciones.
Cualquier estudiante puede decir «paso» en cualquier actividad y en cualquier momento. Decir «paso» se respeta como una respuesta completa y válida: sin explicaciones, sin castigo y sin preguntas después.
Nada de lo que un estudiante escribe se recoge, se lee ni se guarda. La carta nunca se envía y nunca sale de las manos del estudiante.
En la misma página que ven los estudiantes hay líneas de ayuda impresas: el 988 (la línea de crisis — llame o envíe un mensaje de texto al 988; hay atención en español) y la Crisis Text Line (envíe la palabra HOME — o AYUDA, para español — al 741741).

Si usted elige que no: durante estas lecciones, su hijo o hija hará una actividad alternativa tranquila — [por ejemplo, lectura independiente o trabajo de clase] — en [Lugar], con [Nombre del adulto responsable]. Sus calificaciones y su situación en la escuela no cambian en ningún caso.

Por favor marque una opción, firme y devuelva antes del [Fecha de entrega]:

SÍ — mi hijo o hija puede participar en estas lecciones.

NO — mi hijo o hija no participará; en su lugar hará la actividad alternativa descrita arriba.

Nombre del estudiante Nombre del padre, madre o tutor (letra de imprenta)

Firma del padre, madre o tutor Fecha

¿Tiene preguntas antes de decidir? Preferimos conversar. Comuníquese con [Nombre del maestro o de la maestra] al [Teléfono o correo electrónico].

Con respeto,
[Nombre del maestro o de la maestra]
[Nombre de la escuela]

Letter 3 · Check-ins and data notice

Plain answers about the short check-ins: where answers live, what a row contains, and how families can see or delete their child's records.

Letter 3 · English

[Print on school letterhead]

[Date]

Dear families,

During the year, students in [Teacher name]'s class do short check-ins — a minute or two answering questions like "How is today going?" on a classroom device. They are not a test and not a diagnosis. They simply help the teacher notice, over time, how students say they are doing.

We want to be plain about where those answers go:

By default, answers stay on the device they were typed on. They are not sent anywhere.
If our school turns on syncing, answers go only to a spreadsheet our school itself owns — never to a company or an outside server. There is no company on the other end.
What one saved row contains: a short code your child types (not their name), a grade level, a class label, and the answers. No name, no birth date, no address.
No ads, no student accounts, no tracking.

Your rights. You may see your child's records at any time — ask the school at [Phone or email]. You may also ask for them to be deleted, and the school will delete them.

If you would like to talk any of this over, we would be glad to — at your next conference, or at your child's IEP meeting if they have one.

Sincerely,
[Teacher name]
[School name]

Carta 3 · Español

[Imprimir en el membrete de la escuela]

[Fecha]

Estimadas familias:

Durante el año, los estudiantes de la clase de [Nombre del maestro o de la maestra] hacen registros breves: uno o dos minutos respondiendo preguntas como «¿Cómo va tu día?» en un dispositivo del salón. No son un examen ni un diagnóstico. Simplemente ayudan al maestro a notar, con el tiempo, cómo dicen los estudiantes que se sienten.

Queremos ser claros sobre a dónde van esas respuestas:

Normalmente, las respuestas se quedan en el dispositivo donde se escribieron. No se envían a ninguna parte.
Si nuestra escuela activa la sincronización, las respuestas van únicamente a una hoja de cálculo que pertenece a la propia escuela — nunca a una empresa ni a un servidor externo. No hay ninguna empresa del otro lado.
Qué contiene una fila guardada: un código corto que su hijo o hija escribe (no su nombre), el grado, el grupo y las respuestas. Sin nombre, sin fecha de nacimiento, sin dirección.
Sin publicidad, sin cuentas de estudiante y sin rastreo.

Sus derechos. Usted puede ver los registros de su hijo o hija en cualquier momento: pídalos a la escuela al [Teléfono o correo electrónico]. También puede pedir que se borren, y la escuela los borrará.

Si quiere conversar sobre cualquiera de estos puntos, con mucho gusto lo hacemos: en su próxima reunión de padres, o en la reunión del plan educativo individualizado (IEP) de su hijo o hija, si tiene uno.

Atentamente,
[Nombre del maestro o de la maestra]
[Nombre de la escuela]